ホームページの文章をAIで作るには？会社紹介とサービス説明の書き方
会社紹介の文を書こうとすると、何を書けばいいのか分からなくて手が止まることがあります。
AIに頼むと、今度はやっていないサービスまで混ざって返ってきます。
この記事では、会社紹介とサービス説明を、事実を間違えないまま自分の言葉で書く手順について書いています。
作る文章 | 読み手が知りたいこと |
|---|---|
会社紹介 | 誰がやっている会社で、どんな考えで仕事をしているのか |
サービス説明 | 自分の悩みに合うか、何を頼めるか、次に何をすればいいか |
1. 最初に「誰のどんな疑問へ答えるか」を決める
書き始める前に、誰が読むのか、その人が何を知りたいのかを決めましょう。
決まらないままAIに頼むと、内容が広がって、どの会社にも当てはまる説明になります。
そこで、2つのページの受け持ちを分けます。
会社紹介は会社そのもの、サービス説明は依頼の中身、という分け方です。
読み手と疑問を1文にする
受け持ちが決まったら、それぞれのページの目的を1文にします。
会社紹介なら「初めて会社名を知った見込み客へ、何をする会社で、どういう方針で対応するかを伝える」。
サービス説明なら「依頼先を比べている小規模事業者へ、対応内容と対象範囲と依頼前の条件を伝える」。
この1文があると、AIが出してきた下書きに必要なことが入っているか見分けられます。戻る先は、いつもここです。
向ける先を一人にしぼるほど、その人には自分向けだと伝わります。
実際に問い合わせてくる人をひとり思い浮かべて、その人が最初に聞きそうなことを3つ書き出しましょう。
仕事の文章全体でのAIと人の分け方は、「仕事の文章をAIで作る方法｜任せる部分と人が直す部分」で整理しています。
2. AIへ渡す会社とサービスの事実を集める
文章の元になるのは、会社とサービスの事実です。
AIは、渡していない会社の事情も、いまのサービスの条件も知りません。
古い資料といまの資料をより分けて、いま有効なほうを選ぶのは人の仕事ですから、選んだほうだけを手元に並べてから渡しましょう。
会社紹介の材料をそろえる
会社紹介の材料は、会社名や屋号、所在地、設立年、代表者名です。
そこへ、次のことを足して1つのメモにまとめましょう。
- 何を提供している会社なのか
- どんな相談に対応しているのか
- 公開できる実績はどれか
- 対応のときに実際にしていることは何か
- 問い合わせ先はどこか
サービス説明の材料をそろえる
サービス説明の材料は、提供内容だけでは足りません。
- 利用を想定する人と、対応できない依頼
- 作業の範囲と納品物
- 金額を載せるなら税込か税別か
- 追加料金や見積もりが要る条件
- 申し込みから納品までの流れと、日数が変わる条件
- 地域や業種の制限
- 読み手に用意してもらう資料
そろえたメモは、いま使っている見積書や案内資料と突き合わせます。
まだ分からないところは、「未確認」と書いたまま残しておきます。
ここを埋めさせた瞬間に、最初に書いた「実際にはやっていないサービス」が生まれます。
個人情報や取引先の秘密をAIに入れる前に、社内のルールと、使うサービスの取り扱い条件に目を通しておきましょう。
迷うものは、名前や数字を伏せた例に置き換えておきます。
役割と前提と指示を分けて伝える頼み方は、プロンプトの基本3要素で確認できます。
3. 会社紹介は「安心できる根拠」の順に組み立てる
集まったら、会社紹介を並べていきましょう。
会社の歴史をぜんぶ並べる場所ではありません。
初めて来た人が安心して次のページへ進める順番に、整えます。
4つの要素を順番に並べる
- 最初に会社名や屋号と、主な事業内容を短く
- 次に主な顧客と、対応する課題を具体的に
- 続けて公開できる実績や資格や対応方針
- 最後に詳しいサービスページや問い合わせ先
AIに下書きを頼むときも、この順番と使う事実をそのまま指定します。
「魅力的に書いて」は使いません。
「次の事実だけを使って、初めて訪れる事業者向けに、誇張せず300字程度で書いてください」と頼みます。
文字数は載せる場所に合わせて変えて大丈夫ですが、歴史と強みと対象者は1つの文に詰め込まず、分けて書きましょう。
抽象的な強みを事実へ置き換える
どの会社紹介にも出てくる「丁寧」「豊富」「幅広く」といった言葉は、そのまま残して大丈夫です。
根拠になる行動を隣に置くと、読み手に届きます。
「丁寧に対応します」なら、相談のときに何を聞いて、どう説明しているのかを書きます。
「豊富な実績」なら、公開できる件数や年数を書きます。
「幅広く対応」なら、対応できる業種と地域を挙げて、対象外も分けて書きます。
こうして事実に置き換えた会社紹介は、読んでいるうちに、その会社へ相談している場面が目に浮かんできます。
実績や資格を載せるときは、名称と件数と取得時期、それといま有効かどうかを、元の資料で見ておきます。
お客様の声を使うなら、公開の許可が要ります。
法務や権利の判断が要るところは、公的な情報か、その分野の専門家に聞きます。
会社紹介の目的は、会社を大きく見せることではありません。
読み手が「自分に関係する会社か」を、根拠を持って決められるようにすることです。
4. サービス説明は「対象・内容・次の行動」をそろえる
サービス説明は、良さを強調する前に、集めた材料の並びを決めます。
「対象」「内容」「次の行動」の順に置いていきましょう。
提供する側には当たり前の条件でも、初めて見る人には分かりません。
自分のページに、その条件はどこに書いてありますか。
対象と内容を分けて書く
対象は「中小企業向け」から一歩進めて、どんな場面で困っている人に合うのかまで書きます。
内容は、提供するものと提供しないものに分けます。
分けて書いておけば、どこまで引き受けるのかが読み手にもはっきりします。
AIが出した下書きに、渡していない効果や特徴が足されていたら、そこは自分の言葉に書き直します。
読み手へ約束できる内容かどうかを決めるのは、サービスを届ける自分です。
次の行動を1つに絞る
問い合わせと見積もり依頼と予約を同じ強さで並べると、読んだ人はどこから進めばいいのか迷ってしまいます。
このページを読んだ人に最初にしてほしいことを、1つだけ選びましょう。
その直前に、対象地域や必要な資料や返信までの目安を短く置きます。
ボタンの文言も「詳しくはこちら」では足りません。
「サービス内容を確認する」「見積もりを相談する」のように、押したあとにできることを書きます。
5. 公開前に文章と実際のサービスを照合する
最後に、書き上がった文章を、集めた材料と実際の対応へ戻して照らします。
文章として自然に読めることと、事実として正しいことは、別です。
何度も下書きを読んでいると、自然な表現ほど正しく見えてきますよね。
書いた人の目と、実際にサービスを担当している人の目、その両方で読みます。
変わりやすいものから見る
見るのは、変わりやすいものからです。
変わりやすいのは、料金と税の表記、納期、受付時間、対応地域、申し込み条件です。
この5つが、いまのサービスとそろっているかを、一つずつ確かめましょう。
それから、AIが推測した事実や、根拠のない評価や、約束できない表現が残っていないか。
「最短」「業界最高水準」のような比べる言葉を使うなら、根拠と適用条件もいっしょに出します。
載せるのに必要な法的な表示は、事業や販売方法で変わります。難しいところは、公的機関の情報か、その分野の専門家に聞いてください。
文章以外の公開前確認へつなげる
文章が終わっても、ホームページ全体の公開前の確認は残っています。
スマートフォンで読めるか、リンクが開くか、問い合わせが届くか。
そちらは「ホームページ公開前チェック完全ガイド｜公開してから困らないための確認項目」にまとめてあります。
直す範囲が文章だけで足りるかどうかは、「古いホームページは修正かリニューアルか？迷ったときの判断基準」で決められますよ。
公開したあとに条件を変えたときは、元の資料を直したうえで、同じ情報を載せた別のページも開きます。
更新する人と、見直す日も、そこで決めておきましょう。
まとめ
AIに任せる前に材料をそろえて、公開の前は自分の目で照らす。
まずは問い合わせの多いサービスを1つ選んで、最初に聞きそうなことを3つ書き出すところからいきましょう。
私も、うちのサービス説明の「次の行動」が1つになっているか、今日のうちに見直します。
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