ChatGPTで議事録を整える(箇条書き化・要約)

ざっくり言うと

イメージ

たとえば

会議が終わった直後の机の上を想像してください。

なぐり書きのメモ
録音アプリの文字起こし
ホワイトボードを撮った写真の文字メモ

これを全部、「とりあえず議事録っぽくまとめておいて」と新人アシスタントに丸投げする——そんなイメージです。新人さんは形式を整えるのがとても得意なので、

バラバラの話題を議題ごとにグループ分け
重要なところだけ箇条書き
「誰が・何を・いつまでに」を宿題リストに抽出

ここまでやってくれます。あとは自分で読み返して、間違いがないかチェックして送るだけ。新人さんが下書き、最終チェックは自分——この役割分担がコツです。

正確には

ChatGPTは長い文章から要点を抜き出したり、決まった形式に整えたりするのが得意です。OpenAIの公式ヘルプでも、プロンプト(指示文)をはっきり・具体的に・十分な文脈を添えて書くことが良い回答を引き出すコツとして紹介されています。議事録の整理はこの「形式を指定して文章を整える」作業そのものなので、相性がいい使い方です。

注意

気をつけたいこと

個人情報・機微な議題はそのまま貼らない: OpenAIの公式ヘルプでも「会話の中に機微な情報を入れないこと」が推奨されています。氏名・取引先名・金額・社外秘の固有名詞などは、貼る前に伏字やプレースホルダー(例: A社 担当者X 金額Y)に置き換えましょう。
AIが作った議事録は「下書き」: 文字起こしの聞き間違いをそのまま整形してしまうことや、書かれていない内容をそれっぽく補ってしまうこと(ハルシネーション)があります。最終チェックは必ず自分でやってください。
数字・固有名詞・日付は要注意: 金額、日時、人名などは、AIが整形する過程で取り違えることがあります。元のメモと突き合わせて確認しましょう。

やってみよう

慣れてきたら、自分なりのテンプレ指示文をメモアプリに保存しておくと便利です。「いつもの議事録フォーマットで整えて」と言うだけで済むようになり、毎回ゼロから指示しなくてよくなります。

最初の練習では、短い社内メモや架空の会議メモから試すと安心です。いきなり重要会議に使うより、ChatGPTがどこを要約し、どこを補いがちかを先に見ておきましょう。

最初は短い会議のメモから試してみてください。ChatGPTが下書き、自分が校正者——この距離感さえ守れば、議事録づくりの時間は驚くほど短くなります。