Geminiに前提条件を伝える書き方

ざっくり言うと

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とはいえ、毎回そのスタッフに同じ説明をくり返すのは、さすがに手間です。いつもの決まりごとは、先に手順メモへ書いて渡しておきますよね。Geminiでも、同じ手が使えます。

正確には

Google Workspaceには、公式ガイド「ビジネスで効果的なAIプロンプトの書き方」（※原文：Writing Effective AI Prompts for Business）があります。このガイドでは、よいプロンプト（AIへ送る指示文）を作るときに考える要素として、Persona・Task・Context・Formatの4つが挙げられています。日本語にすると、役割・やってほしいこと・状況・形式です。

4つの中身を、表にまとめました。

公式ガイドには、4つをまとめた例文も載っています。日本語にすると、こんな内容です。

私はプロジェクトマネージャーです(役割)。Webサイトのリニューアル案件で(状況)、詳しい進行管理表を作ってください(タスク)。日付・進捗・作業内容の項目を入れた、シンプルな表の形でお願いします(形式)。

英語の原文は、記事の最後の「参考ソース」の公式ページで読めます。

Google Workspaceの公式ブログでは、成果のよいプロンプトは平均21語ほど、多くの人が試しに書くプロンプトは9語未満だと紹介されています。思いついたまま短く送ってしまう場面、ありますよね。

ただしこれは公式の記事で示された平均で、すべての言語や質問に必要な語数を決める基準ではありません。大切なのは、語数を増やすことではなく、足りない前提を具体的に足すことです。

「状況」には何を書くか

サポートヘルプ「Geminiへのプロンプトを書くコツ」（※原文：Tips to write prompts for Gemini）にヒントがあります。自分の役割・読み手・目的・制約条件を状況として一緒に伝えると、Geminiが意図をつかみやすくなる、という説明です。事務の仕事なら、こんな中身になります。

• 場面
  いつ・どこで使う文章か（社内で共有するドキュメントか、取引先へ送るメールか）
• 読み手
  誰が目を通すか（となりの席の同僚か、初めて取引する会社の担当者か）
• 目的
  何のために書くか（説明、依頼、お詫び、要約）
• 制約
  守ってほしい条件（文字数、言葉づかい、避けたい言い回し）

役割を決める書き方との違い

役割プロンプト、つまり「あなたはベテランの編集者です」と役どころを指定する書き方と、よく混同されます。ただ、この2つは別ものです。役割は「誰として答えるか」を決めます。前提は「どんな状況で、誰に向けて、何のために作るか」を渡します。ぶつかりませんから、両方書いてかまいません。

前提あり・なしで、返事はこう変わる

まず、前提なしで頼んだ場合です。

案内メールを書いて。

これでは、誰に送るのか、何を知らせたいのかが分かりません。当たり障りのない文面が返ってきます。

次に、前提ありの頼み方です。

私は工務店の事務担当です(役割)。
取引先の担当者へ、Googleドキュメントで作った見積書を送ります(状況)。
来週金曜日までに中身を確認してほしいことを
知らせるメールを書いてください(やってほしいこと)。
本文は200字以内、丁寧な敬語、箇条書きは使わないでお願いします(形式)。

ここまで書くと、宛先も用件もそろった下書きが返ってきます。あとは自分の名前と日付を確かめれば送れます。

逆に、前提を盛り込みすぎてもGeminiは迷います。1回の頼みごとにつき、役割1つ・作業1つが目安です。別の用事は、新しいチャットを開くか、あとから追加で聞くほうが整理できます。

残す前提は「Geminiが知らないと困ることだけ」と考えると選びやすくなります。お詫びメールなら、相手・理由・期限が要る一方、過去の細かい経緯まで全部入れると、肝心の依頼が埋もれてしまいますよね。

長くなってしまったら、送る前に一度だけ確かめてください。

• これは相手や目的を判断するために要ることか
• これは本文に入れてほしい事実か
• これは自分用のメモで、Geminiに渡さなくてよいことか

迷ったものは、最初の質問に入れなくて大丈夫です。あとから追加で聞けば足ります。

毎回打っている前提は、Gemに預けられる

この型で頼むのに慣れてくると、あることに気づきます。「私は工務店の事務担当です」「丁寧な敬語で」「200字以内で」。このあたりは、いつ書いてもまったく同じですよね。

同じ前置きを何度もコピペしているなら、そこがGemの出番です。GemはGeminiの中に自分専用のAIを作れる機能で、Googleの公式ブログでは「自分専用のAI専門家」と紹介されています（※原文：custom AI experts）。

作るときはGems manager（または「Gemを作成」）から進みます。決めるのは、次の3つです。

• Name（名前）
  あとで見分けるための呼び名（「取引先メール担当」など）
• Instructions（指示）
  どう振る舞ってほしいかを書く、いちばん大事なところ
• Knowledge（資料）
  毎回見てほしいファイルがあれば添える

名前と指示を書いて保存すれば、それで完成です。作ったGemは、Web版とモバイルアプリ、対応するGoogle WorkspaceのGeminiサイドパネルに出てきます。ふだんの事務仕事の画面から、そのまま呼び出せます。

Gemに預けるもの、毎回書くもの

仕分けは、思ったより簡単です。変わらない前提はGemへ、そのつど変わる前提は用件と一緒に書きます。

• Gemに預ける
  自分の仕事と立場、いつもの読み手、言葉づかいや文字数の決まり
• 毎回書く
  今回の相手、今回の用件、日付や金額

さきほどの見積書メールなら、Gemの指示はこう書けます。役割・振る舞い・制約の3点を順に書けば、それでそろいます。

あなたは工務店の事務担当を手伝うアシスタントです。
取引先へ送る日本語のビジネスメールを書いてください。
本文は200字以内、丁寧な敬語、箇条書きは使わないでください。
返事はメール本文だけにして、前置きや解説はつけないでください。

これを保存しておけば、次からの頼みごとはこれだけで済みます。

見積書を送りました。中身の確認と、来週金曜日までの返事をお願いする文面で。

毎回打っていた前置きが、1行になりました。返ってくる文面の質は変わりません。

なお、ふつうのGeminiとの会話と、Gemとの会話は別のものとして扱われます。前提を預けたつもりでも、ふつうのチャットには引き継がれません。用件はGemの画面で伝えてください。

Gemの指示に、個人情報や社外秘の固有名詞は書かないでください。取引先の担当者名や見積金額は、そのつど用件のほうに書けば足ります。

やってみよう

前提を1文ずつ足していく

前提を書くのは、Geminiへの気づかいではありません。欲しい答えを自分から取りに行くための段取りです。

しかも、その段取りは一度きりで終わらせられます。いつもの前置きはGemに預けて、今日の用件だけを書きましょう。事務仕事の手間は、そこからぐっと軽くなります！