ChatGPTで英語メールを下書きしてもらう

ざっくり言うと

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正確には

ChatGPTは翻訳専用の道具ではありません。OpenAI Academyの「Writing with ChatGPT」でも、メールの下書き、トーンの調整、要点の整理といった「書く仕事」全般の手伝いが用途として案内されています。

OpenAIのプロンプトの手引きには、相手・トーン・長さ・書き方を具体的に指定するほど、望みに近い答えが返ると書かれています。英文メールは、それがはっきり効いてくる使い方です。

日本語で渡すのは4つです

1. 相手との関係（初めての相手か、長い付き合いか。役職が分かれば添える）
2. 目的（お礼・依頼・お断り・お知らせ）
3. トーン（丁寧に、かしこまって、気さくに）
4. 用件（伝えたいことを箇条書きで）

この4つがそろっていれば、件名から締めの一文まで一式が返ってきます。逆に、どれかが抜けると英文の調子がずれます。いちばん多いのは、関係を伝え忘れて、常連さん宛てなのに他人行儀な文面になるケースです。もったいないですよね。

トーンの指定は、ふだんの日本語で足ります

言い回しをひねらなくて大丈夫です。お店で使っている言葉のまま、こんなふうに添えてください。

• 「かしこまった英語でお願いします」
• 「常連さん向けなので、気さくな感じで」
• 「ビジネス英語として不自然にならない範囲で」
• 「3〜4文でおさまる短いメールに」

「英文メール作成GPT」を1体作ると、トーン指定を省けます

Custom GPTs（GPTs）は、いつもの頼み方を覚えたミニChatGPTを、対話だけで作れる機能です。プログラミングの知識はいりません。

英文メール用なら、仕込む中身は1行で足ります。「丁寧めのビジネス英語で。最後はBest regardsで締めて」と教えておくだけ。一度作っておけば、次からは用件を貼るだけで、毎回トーンと締め方を打ち直す手間がなくなります。

人が作ったGPTを使うだけなら無料プランでもできますが、自分で作るには有料プランの契約がいります（2026年7月29日に確認）。条件を満たしていれば、作り方はこうです。ChatGPTにログインしてサイドバーの「Explore GPTs」を開き、右上の「Create」を押します。あとは「英文メールの下書きを作るGPTを作って。丁寧めのビジネス英語で、最後はBest regardsで締めて」と対話で伝えるだけです。細かく直したくなったら、「Configure」タブのInstructions（振る舞いの指示）を書き換えてください。

コツは、1体に何でもやらせないことです。英文メール専用にしておくほうが、狙いどおりの文面になります。

プランの条件は改定されることがあるので、申し込む前にChatGPTの公式料金ページで最新の内容を確かめてください。作り方の続きはCustom GPTsの入門記事にまとめています。

取引先ごとにProjectsでまとめると、関係の説明も省けます

Projects（プロジェクト）は、関連するチャット・ファイル・カスタム指示を1つのフォルダにまとめておける機能です。ログインしていれば無料プランでも使え、2026年7月27日時点でもこの条件は変わっていません。

たとえば「イタリアの仕入先A社」という名前でプロジェクトを作り、カスタム指示に「A社向けは丁寧めの敬語で」と書いておきます。過去にやりとりしたメールも、ファイルとして一緒に置いておけば材料になります。

こうしておくと、そのプロジェクトの中で始めたチャットには指示もファイルもまとめて効くので、「3年つきあいのある担当者宛てで」と毎回書き直す必要がありません。相手が増えるほど、この書き直しを省ける差は大きくなります。

プロジェクトのカスタム指示は、アカウント全体に書いた指示より優先される決まりです。ふだんは気さくな文体を指定していても、A社のプロジェクトの中では丁寧めの文面で返ってきますよ。

始め方は、サイドバーで「新しいプロジェクト」（または + Project のような表記のボタン）を選び、名前を付けるだけです。指示は1行、資料は1件か2件から始めれば十分。置ける資料の数はプランで変わり、無料プランは1つのプロジェクトに5件までです（2026年7月27日に確認）。くわしい手順はプロジェクト機能の記事にまとめてあります。

注意点

画面の名前は変わることがあります

ChatGPTは更新が多く、ボタンの名前や置き場所が入れ替わります。手順どおりに進まないときは、記事の最後の「参考ソース」の公式ページで最新の案内を確かめてください。

やってみよう

パターン1： 仕入先へ、サンプルのお礼と追加注文の相談

次の内容で、英語のビジネスメールの下書きを作ってください。

- 相手： イタリアのコーヒー豆の仕入先(3年つきあいのある担当者)
- トーン： 丁寧めで、かた苦しくない
- 用件：
  1. 送ってもらったサンプルのお礼
  2. 深煎りの2種類を、まず5kgずつ注文したい
  3. 送料と納期の目安を知りたい

件名と本文をセットで出してください。会社名と担当者名は [Supplier A] [Contact Name] のまま置いておいてください。

パターン2： 海外のお客様からの予約の問い合わせに返信する

次の問い合わせに、英語で返信する下書きを作ってください。

- 相手： 初めて連絡をくれた海外のお客様
- トーン： 丁寧で、あたたかい感じ
- 伝えること：
  1. 問い合わせへのお礼
  2. 9月14日(月)は定休日なので、翌日ならご案内できる
  3. 支払いは現金とクレジットカードのどちらでも大丈夫

(ここに届いた問い合わせメールを貼る)

パターン3： 海外メーカーへ、卸価格と最小ロットをたずねる

海外の雑貨メーカーへ卸取引を打診したいです。英文メールの下書きをお願いします。

- 相手： まだ面識のない、メーカーの営業担当者
- トーン： かしこまったビジネス英語
- 用件：
  1. こちらの自己紹介(日本の小さな雑貨店)
  2. 取り扱いたい商品があり、仕入れを検討している
  3. 卸価格・最小ロット・納期を教えてほしい

しっくりこないときは、言い直せば直ります

• 「もっと短く、3文くらいにしてください」
• 「初めての相手なので、もう少しかしこまった言い方に直してください」
• 「かたすぎます。常連さん向けの気さくな英語にしてください」
• 「件名の候補をあと3つ出してください」

一度で決めようとしなくて大丈夫です。2〜3往復で仕上げるのが、ふつうの使い方です！

締めに

英文メールは、ChatGPTの効きめがいちばん分かりやすい使い方です。辞書を引きながら30分かけていた作業が、用件を箇条書きにして数分で終わります。

まずは、ふだんのチャットで1通頼んでみてください。同じトーン指定を3回打ったなと気づいたら、そこが「英文メール作成GPT」を作るタイミングです。取引先が増えてきたら、Projectsで相手ごとに分けていきましょう。

仕込みが進んでも、最後に読み直すのは自分の役目です。ここだけ手放さなければ、英文メールはずいぶん軽い仕事になります。