ChatGPTにテンプレ文を覚えさせて使い回す

これ議事録にして。

【会議メモ】
10/3 ノベルティの打合せ
・A案でいくって話に? 要確認
・佐藤さん→見積もり出し直し 来週金曜(10/10)まで
・チラシは保留。次回までに各自案を持ち寄り
・次回打合せは10/17(金)14:00

次の会議メモを、「決定事項」「宿題(担当と期限)」「保留・次回にやること」の3つの見出しで議事録に整えてください。メモに書いていない内容は足さず、決まっていないことを決定にしないでください。

【会議メモ】
(ここに毎回のメモを貼る)

ざっくり言うと

イメージ

正確には

ChatGPTには、こちらが渡した情報を覚えておく仕組みが3つあります。それぞれ、覚えていられる長さと覚える範囲が違うんですよね。くわしい違いは、OpenAI公式ヘルプの「ChatGPT Custom Instructions」と「Memory FAQ」に書かれています。

カスタム指示は、自分で書いて管理するルール

設定画面のCustom Instructionsに、前提情報やテンプレを入力しておきます。登録した直後から、各チャットの新しい回答へ反映されるんです。

入力できる文字数には上限があります。長いテンプレを詰め込むより、毎回守ってほしい要点だけに絞るほうが、狙いどおりに書いてくれます。

内容はいつでも書き直せますし、消せます。ただし、すでに出来上がっている会話の文章は、あとから書き換わりません。

「いつもこの形式で書いてほしい」「自分の肩書きはこれ」のように、自分で決めた固定ルールを置く場所だと考えてください。

メモリは、ChatGPTが自分で覚えていく仕組み

メモリが材料にするのは、チャット・ファイル・接続済みのアプリなどです。ここから役に立つ情報を自動で拾い、更新しながら次の会話でも参照します（公式ヘルプ「Memory FAQ」より）。

現行の新しいメモリでは、設定のMemory summaryで主な内容を確認して直せます。ただし、参照される情報のすべてが要約に出てくるわけではありません。

項目をひとつずつ管理する従来の方式に戻すこともできます。その場合は、設定のMemory > Saved memoriesから、Legacy memoryを選んでください。

使い分けに迷ったら、こう考えてください。必ず守らせたい固定ルールはカスタム指示、会話から出てきた好みや背景はメモリです。

やってみよう

レベル1： 同じチャットの中でテンプレを使う

全プランで使えて、いちばん手軽な方法です。新しいチャットを開き、最初のメッセージでテンプレと使い方を一緒に渡します。

これから、お客様への返信メールを何通か作ってもらいます。すべての返信で次のテンプレを使ってください。

- 冒頭： いつもお世話になっております。○○商店のタナカです。
- 本文： (案件ごとに変わる部分)
- 締め： 何かご不明点がございましたら、いつでもご連絡ください。何卒よろしくお願いいたします。

最初の案件はこれです： 「先方から見積書の納期短縮について相談があった。短縮可能と返信したい」

これ以降、同じチャットの中ならテンプレどおりの形で返ってきます。チャットを閉じても、履歴から同じ会話を開けば続きから使えます。ただし、別の新しいチャットには引き継がれません。「この案件のあいだだけ」という使い方に向いています。

レベル2： カスタム指示に登録する

毎日のメール返信のように、これから何度も使うテンプレはこの方法が向いています。設定のCustom Instructionsに入れておけば、チャットごとに同じ指示を書き直さずに済みます。入れるのは、人に見られても差し支えない内容だけにしてください。

書く中身は、たとえばこの4つです。

• 自分について
  「公開している屋号の代表。日本語での丁寧なビジネスメールが基本」
• 応答してほしいスタイル
  「メール返信を頼んだら、件名 → 本文（挨拶+本題+締め）の順で出力してください」
• 必ず使う挨拶と締め
  「冒頭は『いつもお世話になっております』で始めて、締めは『何卒よろしくお願いいたします』で終えてください」
• 避けてほしい表現
  「『〜させていただく』を多用しないでください」

入力できる文字数の上限は、契約プランで変わります。2026年7月27日に確認した公式ヘルプでは、Free / Goが1,500文字、Plus / Pro / Business / Enterprise / Eduが5,000文字です。

レベル3： メモリに覚えてもらう

メモリが使える環境なら、自分の好みや背景を今後の返事へ反映できます。

私の肩書きは「○○商店 代表」です。今後の自己紹介メールではこの肩書きを使うよう、メモリに反映してください。

覚えた内容は、新しいチャットでも参照されることがあります。2026年7月27日の時点では、新しいメモリの体験がプランや地域ごとに順次広がっている最中です。

設定のMemory summaryを開いて、覚えている内容を確かめてください。違っていたら、要約をその場で直すか、チャットで訂正を伝えます。従来のSaved memoriesを選んでいる場合は、項目ごとに管理できます。

そのまま使えるテンプレ4つ

パターン1： メール挨拶テンプレ（レベル2向け・カスタム指示に登録）

メールの返信を頼まれたら、必ず以下の構造で書いてください。

- 件名： (内容に応じて簡潔に)
- 冒頭： いつもお世話になっております。○○商店のタナカです。
- 本文： (依頼内容)
- 締め： ご不明点がございましたら、いつでもご連絡ください。何卒よろしくお願いいたします。

パターン2： クレーム一次受けテンプレ（レベル1向け・案件ごとのチャットで使用）

今日はクレームのお詫びメールを何通か作ります。すべての返信で次の3要素を必ず入れてください。

1. 冒頭でお詫び(ご不便をおかけし誠に申し訳ございません)
2. 状況の確認(原因が分かっている場合は事実だけ・分からない場合は確認に時間をいただく旨)
3. 次のアクション(担当者からいつまでに連絡する、など期日付き)

パターン3： 名刺交換のお礼テンプレ（レベル2向け）

名刺交換のお礼メールを頼まれたら、自己紹介の3行を必ず入れてください。

- 1行目： 会社名・氏名・役職
- 2行目： 事業内容を1文で
- 3行目： 当日のお礼+今後のご縁を期待する一文

パターン4： 見積依頼への返信（レベル1向け・案件チャットの最初に投入）

これから見積依頼に対する返信メールを何通か書きます。すべての返信で次の4項目を必ず確認質問してください。

1. 納期(いつまでに必要か)
2. 数量(初回 / 月間目安)
3. 予算感(目安レンジで大丈夫)
4. ご決裁の時期(意思決定者と判断時期)

思ったとおりに使ってくれないときは、その場で言い直す

作り直しではなく、言い直しで直ります。たとえば、こんなふうに伝えてください。

• 「今のメール、冒頭の挨拶が違います。テンプレどおりに書き直してください」
• 「3つ目の『次のアクション』が抜けています。期日付きで足してください」
• 「カスタム指示に『〜させていただく』は避けると書いてあります。書き直してください」

何度でも頼み直せます。使いながら不満なところを言葉にして、カスタム指示やメモリを少しずつ直してください。その繰り返しで、テンプレが自分の仕事になじんでいきます。

注意点

設定を変えても、前の会話の文章は書き換わりません

公式ヘルプでは、設定の変更は各チャットの新しい回答へ直後から適用されると案内されています。一方で、すでに出来上がった会話の中の古い指示は、そのまま残ります。

古い指示の記録まで消したいときは、その会話履歴そのものを削除してください。

画面の名前や場所は、更新で変わることがあります

設定画面の場所やボタン名は、ChatGPTのアップデートで入れ替わります。実際に操作するときは、記事の最後の「参考ソース」の公式ページで最新の手順を確かめてください。

ここで整理しているのは、どのレベルにどう覚えさせるかという考え方のほうです。画面が新しくなっても、この考え方はそのまま使えます。

締めに

テンプレ運用は、ChatGPTに自分の仕事の書き方を覚えてもらう作業です。最初から完璧な型を作ろうとしなくて大丈夫です！

1. まず同じチャットの中で試して、効き目を確かめる
2. 何度も使うものは、カスタム指示へ移す
3. 肩書きや口癖など自分の固定情報は、メモリに任せる

この順で少しずつ整えていくのが現実的です。一度作ってしまえば、メール返信もクレーム対応も、名刺交換のお礼も見積依頼への返信も、毎回ほぼ同じ品質で書けるようになります。