毎回ゼロから頼むのをやめる。仕事のAI依頼を「型」にする入門

先週も、同じ説明をしていませんか

お客様から届いた問い合わせに返信するため、AIに下書きを頼みます。「うちは個人でやっている工務店で……」と前置きを書き、質問の内容を貼り、出てきた文章の敬語を直して、送信。

そして翌週、また別の問い合わせが届きます。そこでまたゼロから、「うちは個人でやっている工務店で……」と書き始めます。

毎回同じことを説明して、毎回同じところを直しているなら、その説明ごと固定してしまえます。それが「型」です。

今日は、そのまま使える型を2つお渡しします。あてはめれば、今日から使えます。

型とは、毎回変わらない部分を固定したもの

AIへの依頼をよく見ると、2種類の情報が混ざっています。

• 毎回変わるもの 今回のお客様の質問、今回の日付、今回伝えたい内容
• 毎回変わらないもの 自分の仕事の前提、欲しい形式や長さ、書いてほしくないこと

変わらないほうを1回だけ書いて保存し、変わるほうだけを毎回貼る。やることはそれだけです。依頼にかかる時間が、数分から数十秒になります。

そして型の中でいちばん効くのは、実は「書いてほしくないこと」の欄です。

AIは分からない部分を空欄で残さず、もっともらしく埋めてしまいます。「渡していない価格や納期を書かない」の一行があるかないかで、あとから確認する時間がはっきり変わります。

型①： 問い合わせメールへの返信下書き

{ } の中を、自分の仕事に合わせて1回だけ書き換えてください。

型②： 休業やイベントのお知らせ文

どちらの型も、【私の仕事】や【掲載先】の欄が固定部分です。ここを一度埋めたら、次からは最後の欄だけ差し替えます。

保存する場所を、1か所だけ決める

型は、探すのに時間がかかった時点で使わなくなります。開く場所を先に決めてしまいましょう。

1. スマホとパソコンの両方で開けるメモアプリを1つ選んでください(iPhoneの「メモ」、Googleの「Keep」など、いま使っているもので構いません)
2. 「AIの型」という名前のメモを、新しく1つ作ってください
3. 上の型を2つとも、そのメモに貼り付けてください
4. そのメモをピン留めして、一覧の先頭へ固定してください(Googleの「Keep」なら、メモの右上にあるピンのマークを押します。表示は変わる場合があります)

置き場所を2か所に分けると、片方だけ直して必ず食い違います。1か所です！

3回使ったら、直した箇所を型に戻す

ここが、いちばん大事な習慣です。

AIの出力を直したら、その直しを型に1行足してください。出てきた文章だけを直していると、来月も同じところを直すことになります。

• 社名を勝手に丁寧な表記へ変えられた →「社名は渡した表記のまま使う」を足す
• 謝りすぎる文章になる →「お詫びは冒頭の1文までにする」を足す
• 毎回長すぎて削っている →「本文は250字以内」を足す

1か月後に、使った回数だけ数えてください

型を作って満足すると、そのまま忘れます。1か月経ったら、その型を何回使ったかだけ数えてみてください。

0回だったなら、型が悪いのではなく、その作業がそもそも月に1回も発生していないということです。その場合は、きっぱり捨ててしまって構いません。使わない道具を持ち続けるほうが、判断を鈍らせます。

型の作り方そのものは、実習室で

今日お渡しした2つは完成品なので、あてはめればすぐ使えます。

ただ、自分の仕事に合わせて新しい型をゼロから作ろうとすると、何を書けばよいのか迷いますよね。その組み立て方は、実習室 チャット編の第6章「プロンプトの型」でまとめています。目的・欲しい成果物・誰向けか・やってはいけないことの4点で、どんな依頼でも型に落としていく手順です。