走り書きの会議メモを議事録に変える、AIへの頼み方の型

会議のあと、メモを前に固まる5分

打ち合わせが終わって、席に戻ります。手元にあるのは、矢印と単語だけの走り書き。

「今日中に議事録をお送りします」と言ってしまった手前、ファイルは開いたものの、最初の一行が決まらないまま5分が過ぎていきます。

この5分、毎回発生していませんか。

AIに渡せば、形にするだけなら1分で終わります。ただし「議事録にして」とだけ頼むと、読みやすいのに事実と違うものが出てきます。

そこで今日は、頼み方の型をひとつだけ持ち帰ってください。コピーして貼るだけで使えます。

ビフォー： 会議中のメモは、だいたいこれくらい荒い

練習用に、架空の打ち合わせメモを用意しました。登場する会社名と人物は実在しません。

7/22(水) 14:00-15:10 みどり印刷さん 会議室
出席: 川西さん(営業)、高木さん(工場)、こちら坂口さんと私

・トップの写真、イメージ写真より工場の実写でいきたいと川西さん
 →高木さん「機械止めれば撮れる。ただ稼働日は無理」
・撮影はこちらでカメラマン手配 ← ここは決まり
・問い合わせフォームの電話、任意にする?
 高木さん「電話ないと困る」 いったん保留、来週の火曜までに連絡くれる
・料金表を載せるかどうか もめた。結論出ず、次回持ち越し
・原稿(会社概要と沿革)は先方が用意 →お盆前
・雑談: 工場見学の話
・次回 8/5(火) 14時 同じ会議室

このメモをそのまま渡して「議事録にして」と頼むと、次の3つが高い確率で起きます。

• 「いったん保留」だった電話番号欄の話が、決定事項として書かれる
• 「お盆前」が「8月10日まで」のような具体的な日付に置き換わる
• 工場見学の雑談が、議題のひとつとして残る

3つとも、会議に出ていない人には見抜けません。文章が整っているぶん、かえって危ないですよね。

頼み方の型： 「仕上がり」と「守ること」を分けて書く

型はこれだけです。そのままコピーして、いちばん下にメモを貼ってください。

アフター： 同じメモから、こう返ってきます

みどり印刷様 サイト制作 打ち合わせ議事録

日時: 7月22日(水) 14:00〜15:10
場所: みどり印刷様 会議室
出席: みどり印刷様 川西様(営業)、高木様(工場) / 当社 坂口、記録者

■ 決定したこと
- トップページのメイン写真は、イメージ写真ではなく工場の実写とする(川西様のご要望)
- 撮影は当社でカメラマンを手配する
- 会社概要と沿革の原稿は、みどり印刷様にご用意いただく。
  ご提出時期は「お盆前」(具体的な日付は未確定)
- 次回打ち合わせは8月5日(火)14時、同じ会議室

■ 決まらなかったこと
- 問い合わせフォームの電話番号欄を任意入力にするか
  高木様より「電話がないと困る」とのご意見があり、この日は保留。
  みどり印刷様の社内でご検討のうえ、「来週の火曜」までにご連絡いただく
- 料金表をサイトに掲載するか
  この日は結論に至らず、次回へ持ち越し

■ 確認が必要なこと
- 工場の撮影可能日
  稼働日は撮影できないため、撮影できる日を高木様にご確認いただく

同じ材料からできています。違うのは、頼み方だけです。

この型が効いているのは、3か所だけ

自分の会議で使うときの手順

1. いつも使っているAIで、新しいチャットを開いてください。ChatGPTなら、画面左上の「新しいチャット」を選ぶと、空の入力欄が出ます(表示は変わる場合があります)
2. メモの中の会社名を「A社」、個人名を「営業の方」のような役割、金額を「(金額)」に置き換えてください
3. 上の型をコピーして貼り、いちばん下の「(ここにメモを貼る)」を、置き換えたメモに差し替えて送ってください

置き換えても、議事録の出来はほとんど変わりません。ここは安心してください！

出てきた議事録は、30秒だけ自分で見る

見るのは3か所です。

• 決定したことの欄に、メモで「保留」「結論出ず」と書いた項目が混ざっていないか
• 「稼働日は撮影不可」のような条件付きの情報が、雑談と一緒に消えていないか
• 期限の欄に、メモに書いていない日付が入っていないか

いちばん見落とすのは2つ目です。要らないものを削る指示はよく効くので、条件付きの情報まで一緒に削られることがあります。ここだけは、自分の目で追ってください！

続きのワークは課外授業にあります

今日お渡ししたのは、議事録ひとつ分の型です。

課外授業の「7月のワーク」では、同じメモから担当と期限の入ったタスク表まで作り、元メモと突き合わせて作り話を見つけ、自分の会社の言葉を足して毎月使い回す形にするところまで進めます。1回きりの議事録なら手で書いても大差ありませんが、使い回す形にして、はじめて時間が戻ってきます。