架空の記入例から試し、自分の用事では店名・日付・対応条件を置き換えてください。個人情報や社外秘は入力前に外します。
この記事の目次
顧客対応
通常の問い合わせ返信は、店の条件とお客様の希望を分けた例を使えます。以下は対応が異なる3つの場面です。材料はすべて架空です。
クレームへ最初の返信をする
使いどころ
状況がまだ確定していないとき、困りごとを受け止め、確認に必要な情報を案内します。
プロンプト全文
お客様への最初の返信を200字以内で作ってください。
連絡内容：届いた商品に傷があったとの申し出。
確認済み：傷の状態と注文内容はまだ確認できていない。
店の対応：注文番号と傷の分かる写真を、店が指定する問い合わせフォームで受け付け、確認後に対応を案内する。
ご不便へのおわびと確認方法を書いてください。
原因、返金・交換、回答日時を確約しないでください。
完成例
ご不便をおかけし、申し訳ございません。商品の状態とご注文内容を確認いたしますので、当店指定のお問い合わせフォームから注文番号と傷の分かるお写真をお送りください。確認のうえ、対応をご案内いたします。
確認すること：実際の窓口で注文番号・写真を受け付けられることを確認し、正しいフォームへのリンクを自分で添えます。注文番号や写真そのものをAIへ渡す必要はありません。
公開口コミに返信する
使いどころ
他のお客様にも見える場所で、個人情報を出さずに返信します。
プロンプト全文
店の公開口コミへの返信を150字以内で作ってください。
口コミ：商品は気に入ったが、会計で待った。
店が案内できること：意見を受け止め、会計時の案内を確認する。
お礼とお待たせしたことへのおわびを簡潔に書いてください。
氏名、来店日時、購入内容、原因の推測、改善済みという断定を入れないでください。
完成例
ご感想をお寄せいただき、ありがとうございます。商品を気に入っていただけた一方で、お会計ではお待たせして申し訳ございません。いただいたご意見を受け止め、会計時のご案内を確認いたします。
確認すること：公開してよい情報だけか、実施していない改善を約束していないか確認します。個別の注文確認が必要なら、公開欄で情報を求めず、店の非公開の窓口へ案内します。
問い合わせからFAQを作る
使いどころ
確認済みの回答から、繰り返される質問を短くまとめます。数を満たすために質問や回答を足す必要はありません。
プロンプト全文
次の記録だけから、重複をまとめたFAQを作ってください。
- 駐車場はありますか：専用駐車場はありません。
- 車を置く場所はありますか：専用駐車場はありません。
- 予約できますか：予約は電話で受け付けています。
意味が同じ質問はまとめ、回答できるものだけ作ってください。
問数を増やさず、周辺駐車場、電話番号、予約期限は補わないでください。
完成例
- Q. 駐車場はありますか。A. 専用駐車場はありません。
- Q. 予約できますか。A. ご予約は電話で受け付けています。
確認すること：まとめた質問の意味が同じか、回答が現在の店の方針と一致するか確認します。不明な回答は公開前に担当者へ確認します。