基本

# AI利用ルール

会社・お店の名前：{名称}
適用開始日：{YYYY-MM-DD}
最終確認日：{YYYY-MM-DD}
次回見直しの目安：{YYYY-MM-DD、または半年後などの時期}
管理責任者：{責任者名または役割}

## 目的

ChatGPTやClaudeなどのAIを仕事で使うときの最低ラインです。AIの回答は下書きや検討材料として扱い、事実確認と最終判断は人が行います。

## 1. 入力してよい情報・禁止情報

入力してよい情報は、公開範囲と権利関係を確認した次の情報です。

- 自社Webサイトなどで公開済みの商品・サービス情報
- 自社で作成し、AIでの利用を認めた文章ひな形・表記ルール
- 個人や取引先を特定できない架空の例
- 氏名や連絡先などを削除し、相手を特定できない形へ加工した情報
- 責任者がAIへの入力を認めた社内資料

次の情報は入力しません。ファイル、画像、音声、画面写真の中身も同じです。

- パスワード、認証コード、APIキーなど、サービスへ接続・ログインするための秘密情報
- クレジットカード番号、銀行口座のログイン情報
- 顧客の氏名、連絡先、注文番号、個人を特定できる利用・相談内容
- 従業員の個人情報、評価、未公開の人事情報
- 未公開の売上、原価、資金繰りなどの財務情報
- 秘密保持契約の対象情報、取引先から非公開として預かった情報
- 公開前の商品、企画、契約、発表内容
- 自社または取引先のルールで外部サービスへの入力が禁止されている情報

名前を消しても、会社名、日付、店舗、相談内容の組み合わせから相手が分かる場合があります。目的に不要な情報は削除し、判断に迷う場合は入力せず相談します。

## 2. 利用してよい業務

AIは、次の業務の下書き・整理・検討に利用できます。

- メール、案内文、ブログ、SNS投稿の下書き
- 公開済み情報や、入力を認めた資料の要約・整理
- 会議メモ、FAQ、マニュアル、手順書の整理
- アイデア出し、比較項目の整理、確認質問の洗い出し
- 個人を特定できないデータの分類・集計の補助

医療、法律、投資、税務など、専門家の判断が必要な内容をAIだけで決めません。採用、契約、返金、価格、顧客対応など、会社として判断が必要なことも、人が決めます。

## 3. 対外発信・送信前の人の確認

お客様、取引先、応募者、一般の方が見る文章は、公開・送信前に人が全文を確認します。

- 日付、価格、数量、固有名詞、対応範囲が元の資料と一致しているか
- 渡していない事実や実績が追加されていないか。効果の保証や大げさな表現がないか
- 宛先、公開範囲、添付ファイル、署名が正しいか
- 顧客情報、社外秘、社内メモ、「要確認」の文字が残っていないか

確認した人が内容に責任を持てない場合は、公開・送信せず、責任者へ相談します。

## 4. 出典と事実の確認

- AIが示した出典名やURLをそのまま信用せず、リンク先を開いて確認します
- 重要な数字、制度、料金、規約、操作方法は、公式サイトや元の資料で確認します
- 発信元、公開日・更新日、該当する記述を確認できない内容は、公開・送信しません

## 5. 共有リンクの扱い

- AIの会話を共有リンクにする前に、入力と回答を最初から最後まで確認します
- 顧客情報、社外秘、未公開情報を含む会話は、共有リンクにしません
- URLを知っている人が閲覧・転送できる可能性を考え、共有してよい内容だけで新しい会話や文書を作ります
- 不要になった共有リンクは削除します。ただし、相手が保存・複製した内容まで消せるとは限りません

## 6. アカウントの管理

- 仕事で使うAIのアカウントは、会社のメールアドレスで登録し、私用のアカウントとは分けます
- 複数人で1つのアカウントを共有する場合、ログイン情報は口頭やチャットの平文で送らず、安全な方法で共有します
- 誰がログインできるかを把握し、退職・異動があったときは、共有していたパスワードを変更します
- 二段階認証など、AIサービス側にセキュリティ設定があれば有効にします
- 共有パソコンやレジ端末では、AIのログイン状態を保存したままにしません
- 複数人がまとまって使う場合は、管理者がメンバーを追加・削除できるBusiness・Teamなどのプランも検討します

## 7. 困ったときの相談先

入力、公開、回答の正しさに迷ったら、作業を止めて次の相談先へ確認します。

相談先：{担当者名・役割}
連絡方法：{社内チャット／メール／口頭など}

誤って禁止情報を入力・共有した場合は、それ以上の操作を止め、可能なら会話や共有リンクを削除します。そのうえで、いつ、どのサービスで、どの種類の情報を扱ったかを相談先へ伝えます。報告時も、パスワードや秘密情報の実値を別の場所へ貼り直しません。